Kırtasiye ve Ofis Malzemesi Teknik Şartname Örneği

Şartname yazmak neden alımın en kritik yarım saati?

Kırtasiye alımının paradoksu şudur: teknik olarak en kolay, operasyonel olarak en zahmetli gruptur. Bir A4 fotokopi kağıdının şartnamesi tek satırdır (“80 g/m², 210×297 mm, beyazlık en az CIE 161, 500 yaprak”); ama bir kurumun yıllık kırtasiye ihtiyacı 40–60 kalemdir ve bu kalemlerin yarısı birim fiyatı çok düşük, unutulması çok kolay şeylerdir.

Sonuç her seferinde aynı olur: liste yapılır, alım yapılır, iki hafta sonra zımba teli, versatil ucu, laminasyon poşeti ve etiket bitmiştir. İkinci alım turu ilk turdan daha pahalıya gelir, çünkü küçük siparişte nakliye ve süreç maliyeti kalemin kendisinden büyüktür.

Bu yüzden kırtasiye şartnamesinde asıl iş kapsamı doğru kurmaktır. Aşağıdaki 50 kalemlik liste bu amaçla geniş tutuldu; ihtiyacınız olmayan satırı silmek, eksik kalemi sonradan hatırlamaktan her zaman kolaydır.

Şartnamede bulunması gereken 12 madde

Bu on iki madde indirilebilir Word şablonunda hazır metin olarak yer alıyor; nokta nokta bırakılan yerleri doldurmanız yeterli.

Marka yazma tuzağı

Şartname yazarken en çok yapılan hata, bilinen bir markanın ürün adını doğrudan tabloya yazmaktır. Sakıncası çift taraflıdır: tek markaya kilitlenen şartname o markanın bayisi dışında kimseden teklif alamaz, ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesine izin vermez — ancak teknik standart yoksa ya da teknik özellik belirlenemiyorsa, “veya dengi” ibaresiyle. Kırtasiyede istisnanın uygulanacağı kalem hemen hemen yoktur: her kalemin ölçüsü ya gramaj, ya ebat, ya da ambalaj içi adettir ve üçü de yazılabilir.

Pratik kural: marka adını sildiğinizde cümle anlamsızlaşıyorsa, o cümle teknik özellik değil marka tarifidir. Yukarıdaki “Faber-Castell 0,7 versatil kalem” yazımında marka adını silin ve geriye ne kaldığına bakın: ya hiçbir şey kalır ya da ürünü tek başına tanımlamaya yetmeyen bir-iki değer. Alt satırda ise marka hiç yoktur; buna karşılık ne alınacağı tereddütsüz anlaşılır ve şartı sağlayan her tedarikçi aynı satıra fiyat verebilir. “Veya dengi” yazımının kanuni koşulları, denklik ölçütünün nasıl yazılacağı ve dört ayrı yazım biçiminin karşılaştırması Teknik Şartname Örnekleri sayfasında ayrıntılı olarak anlatılıyor.

Kırtasiye ve Ofis Malzemesi kalem listesi ve teknik özellikler

Aşağıda şablondaki 50 kalemin ilk 14 tanesi örnek olarak gösteriliyor. Tamamı — marka içermeyen, kopyalanabilir teknik özellik metinleriyle — indirilebilir Word ve Excel dosyalarında yer alıyor.

Şablonun tamamında 50 kalem var. Kurumunuzun ihtiyacı olmayan satırları silin, eksik olanları ekleyin; teknik özellik metinlerini kendi tolerans ve değerlerinize göre uyarlayın.

Kağıtta gramaj ve beyazlık ne anlama gelir?

Fotokopi kağıdı, kırtasiye alımının hem en yüksek tutarlı hem de en çok yanlış tarif edilen kalemidir. İki değer belirleyicidir:

Not: gramajı düşürerek yapılan tasarruf çoğu zaman yazıcı sıkışması ve yeniden baskı olarak geri döner.

Ofis mobilyası ve bilişim donanımı bu şablonda neden yok?

Bu şablon sarf nitelikli kırtasiye ve ofis malzemesini kapsar. Ofis mobilyası (masa, koltuk, dolap) ve bilişim donanımı (bilgisayar, monitör, yazıcı) ayrı şartname mantığı ister: dayanıklılık testleri, garanti ve servis süreleri, montaj ve kurulum yükümlülükleri gibi maddeler gerekir. İkisini aynı şartnamede birleştirmek, muayene ve kabul aşamasını karmaşıklaştırır.

Toner ve kartuş da bilinçli olarak ayrı tutuldu: orijinal-muadil ayrımı, sayfa verimi beyanı ve boş kartuş iadesi gibi maddeler kırtasiye şartnamesine sığmaz.

Sık yapılan hatalar ve doğru yazımı

Ortak kural: bir cümle ölçülemiyorsa şartname maddesi değildir. “Kaliteli”, “sağlam”, “birinci sınıf”, “piyasada bilinen marka” gibi ifadeler muayene aşamasında hiçbir işe yaramaz.

Birim fiyat teklif cetveli

Bu grupta cetvelde ilk karışan şey ambalaj içi adet: adet, paket ve kutu aynı listede yan yana durur; ambalaj içi adet yazılmadan birim fiyatlar karşılaştırılamaz. Cetveli göndermeden önce bunu satır satır kontrol edin. Şartname ne alınacağını tanımlar; birim fiyat teklif cetveli kaça alınacağını karşılaştırılabilir hâle getirir. İkisini tek dosyada birleştirmek yaygın bir hatadır — tedarikçi şartname metnini de değiştirebilir hâle gelir.

Aşağıdaki Excel’de dokuz sütunluk düzen kurulu ve tutar, KDV, genel toplam formüllüdür. Sütunların tek tek neden zorunlu olduğu ve en sık hangisinin karıştığı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında anlatılıyor.

Şartname hazır — sırada ne var?

Şartname ve cetvel hazırlandıktan sonra iş, aynı dosyayı birden fazla tedarikçiye aynı biçimde göndermeye gelir. Aynı cetveli dolduran üç teklif yan yana konulabilir; farklı formatta gelen üç teklif konulamaz.

Kalemleri tek tek fiyatlandırmamızı isterseniz doldurduğunuz cetveli teklif formundan ya da WhatsApp’tan gönderin. Stok ve teslim süresi teyidi alınmadan fiyat vermiyoruz; bu yüzden dönüş biraz gecikirse sebebi budur.

• Diğer malzeme gruplarının şartname şablonları
• Boş birim fiyat teklif cetveli (her alım için)
• Satın alma talep formu şablonu ve doldurma rehberi
• Kamu alımında usul belirleyici — tutarınız doğrudan temin, pazarlık usulü ve eşik değer sınırlarının hangisinin içinde?
• 2026 parasal limitleri ve eşik değerler — madde numarasıyla, tarih damgalı

Sık Sorulan Sorular

Şartname yazımıyla ilgili ortak sorular

Bu sorular bütün malzeme gruplarında aynıdır. İdari şartname farkı, doğrudan temin kullanımı ve şablonun koşulları dâhil beş sorunun tamamı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında.