Endüstriyel Sarf ve Yedek Parça Alımı Teknik Şartname Örneği

Şartname yazmak neden alımın en kritik yarım saati?

Yedek parçada yanlış şartnamenin bedeli parayla değil, duruş süresiyle ölçülür. Yanlış ölçüde gelen bir rulman, fiyatının yüz katı maliyet üretebilir — çünkü hat, doğrusu gelene kadar durur.

Bu yüzden yedek parça alımında en kritik madde teknik özellik değil, izlenebilirliktir: parçanın üzerinde üretici işareti ve parti/seri numarası bulunması, ambalajın orijinal olması ve menşe beyanının verilmesi. Rulman ve kayış gibi kalemlerde taklit ürün yaygındır; taklit bir rulman ilk haftalar çalışır, sonra beklenmedik anda arıza verir.

İkinci mesele muadil kararıdır. Muadil her zaman kötü değildir — bazı kalemlerde orijinalle aynı üreticinin farklı markası olabilir. Ama karar tedarikçiye bırakılmamalıdır: şartname hangi kalemlerde muadil kabul edildiğini ve denkliğin neye göre değerlendirileceğini yazmalıdır.

Şartnamede bulunması gereken 12 madde

Bu on iki madde indirilebilir Word şablonunda hazır metin olarak yer alıyor; nokta nokta bırakılan yerleri doldurmanız yeterli.

Marka yazma tuzağı

Şartname yazarken en çok yapılan hata, bilinen bir markanın ürün adını doğrudan tabloya yazmaktır. Sakıncası çift taraflıdır: tek markaya kilitlenen şartname o markanın bayisi dışında kimseden teklif alamaz, ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12 nci maddesi şartnamede belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilmesine izin vermez — ancak teknik standart yoksa ya da teknik özellik belirlenemiyorsa, “veya dengi” ibaresiyle. Kanunun saydığı istisna asıl bu grupta devreye girer: parça mevcut bir makineye takılacağı için ölçü çoğu zaman markadan daha bağlayıcıdır — rulman, kayış ve keçede bağlantı ölçüsü yazıldığında marka adına gerek kalmaz; ölçünün ürünü tek başına belirlemediği kalemlerde ise denklik ölçütü yazılır.

Pratik kural: marka adını sildiğinizde cümle anlamsızlaşıyorsa, o cümle teknik özellik değil marka tarifidir. Yukarıdaki “Loctite 243 vida gevşemezlik” yazımında marka adını silin ve geriye ne kaldığına bakın: ya hiçbir şey kalır ya da ürünü tek başına tanımlamaya yetmeyen bir-iki değer. Alt satırda ise marka hiç yoktur; buna karşılık ne alınacağı tereddütsüz anlaşılır ve şartı sağlayan her tedarikçi aynı satıra fiyat verebilir. “Veya dengi” yazımının kanuni koşulları, denklik ölçütünün nasıl yazılacağı ve dört ayrı yazım biçiminin karşılaştırması Teknik Şartname Örnekleri sayfasında ayrıntılı olarak anlatılıyor.

Endüstriyel Sarf ve Yedek Parça kalem listesi ve teknik özellikler

Aşağıda şablondaki 45 kalemin ilk 14 tanesi örnek olarak gösteriliyor. Tamamı — marka içermeyen, kopyalanabilir teknik özellik metinleriyle — indirilebilir Word ve Excel dosyalarında yer alıyor.

Şablonun tamamında 45 kalem var. Kurumunuzun ihtiyacı olmayan satırları silin, eksik olanları ekleyin; teknik özellik metinlerini kendi tolerans ve değerlerinize göre uyarlayın.

Ölçüyle tarif edilebilen ve edilemeyen kalemler

Şartnameyi yazarken ilk iş, kalemleri bu ikiye ayırmaktır. Ölçüyle tarif edilebilen her kalemde marka yazmaya gerek yoktur.

Alt satırlara indikçe marka yazma ihtiyacı artar; o durumda “veya dengi” ibaresi ve denklik ölçütü birlikte yazılır.

Taklit parçaya karşı: izlenebilirlik maddeleri

• Orijinal ambalaj: ürün üreticinin orijinal ambalajında, ambalajı açılmamış olarak teslim edilecektir.
• İşaretleme: parça üzerinde üretici markası, tip numarası ve üretim partisi/seri numarası okunabilir biçimde bulunacaktır.
• Menşe beyanı: teslimatla birlikte menşe ve üretici bilgisi yazılı olarak verilecektir.
• Numune ve muayene: idare, şüphe hâlinde numuneyi üreticinin yetkili temsilcisine doğrulatma hakkını saklı tutar.
• Raf ömrü: elastomer içeren kalemlerde (kayış, keçe, O-ring, hortum) üretim tarihi belirtilecek; teslimde üretim üzerinden geçen süre … ayı aşmayacaktır.

Son madde çoğu şartnamede atlanır ama kritiktir: kauçuk ve elastomer esaslı parçalar depoda beklerken yaşlanır. Beş yıl önce üretilmiş bir keçe, kutusundan yeni çıksa bile yeni değildir.

Hangi parça stokta durmalı?

Şartname “ne alınacağını” tanımlar; “ne kadar alınacağı” ayrı bir karardır ve kritiklik ile tedarik süresine bağlıdır. Bir parçanın yokluğu hattı durduruyorsa ve tedarik süresi uzunsa, birim fiyatı düşük olsa bile stokta durmalıdır.

Yeniden sipariş noktası, emniyet stoğu ve min-maks seviyelerini hesaplamak için yedek parça stok seviyesi hesaplayıcısını, kritiklik sınıflandırması için kritik yedek parça rehberini kullanabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar ve doğru yazımı

Ortak kural: bir cümle ölçülemiyorsa şartname maddesi değildir. “Kaliteli”, “sağlam”, “birinci sınıf”, “piyasada bilinen marka” gibi ifadeler muayene aşamasında hiçbir işe yaramaz.

Birim fiyat teklif cetveli

Bu grupta cetvelde ilk karışan şey ambalaj hacmi ya da ağırlığı: adet, metre, makara, bidon ve kova aynı listede yan yana durur; yağ, gres ve yapıştırıcıda ambalaj ölçüsü satırda yazılır. Cetveli göndermeden önce bunu satır satır kontrol edin. Şartname ne alınacağını tanımlar; birim fiyat teklif cetveli kaça alınacağını karşılaştırılabilir hâle getirir. İkisini tek dosyada birleştirmek yaygın bir hatadır — tedarikçi şartname metnini de değiştirebilir hâle gelir.

Aşağıdaki Excel’de dokuz sütunluk düzen kurulu ve tutar, KDV, genel toplam formüllüdür. Sütunların tek tek neden zorunlu olduğu ve en sık hangisinin karıştığı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında anlatılıyor.

Şartname hazır — sırada ne var?

Şartname ve cetvel hazırlandıktan sonra iş, aynı dosyayı birden fazla tedarikçiye aynı biçimde göndermeye gelir. Aynı cetveli dolduran üç teklif yan yana konulabilir; farklı formatta gelen üç teklif konulamaz.

Kalemleri tek tek fiyatlandırmamızı isterseniz doldurduğunuz cetveli teklif formundan ya da WhatsApp’tan gönderin. Stok ve teslim süresi teyidi alınmadan fiyat vermiyoruz; bu yüzden dönüş biraz gecikirse sebebi budur.

• Diğer malzeme gruplarının şartname şablonları
• Boş birim fiyat teklif cetveli (her alım için)
• Satın alma talep formu şablonu ve doldurma rehberi
• Kamu alımında usul belirleyici — tutarınız doğrudan temin, pazarlık usulü ve eşik değer sınırlarının hangisinin içinde?
• 2026 parasal limitleri ve eşik değerler — madde numarasıyla, tarih damgalı

Sık Sorulan Sorular

Şartname yazımıyla ilgili ortak sorular

Bu sorular bütün malzeme gruplarında aynıdır. İdari şartname farkı, doğrudan temin kullanımı ve şablonun koşulları dâhil beş sorunun tamamı Teknik Şartname Örnekleri sayfasında.