Yıl Sonu Toplu Alım Takvimi
Aralık, tedarikin en kötü ayıdır. Ay ay takvim, bütçe yılı ve teslim tarihi ilişkisi, sayım penceresi, stoklama kararı ve 11 maddelik yıl sonu kontrol listesi.
Yıl sonu toplu alımı ne zaman başlatılmalı?
Yıl sonu sarf ve demirbaş alımı için işi Ekim’de başlatmak, Aralık’ta başlatmaya göre neredeyse her kalemde daha iyi sonuç verir. Aralık, tedarik zincirinin en kötü ayıdır: bayi stokları yıl boyunca en düşük seviyededir, üreticiler yıl sonu kapanışı için sevkiyatı durdurur, kargo yoğunluğu zirvededir ve fiyat listeleri Ocak zammına hazırlanır. Pratik takvim şudur: Eylül’de ihtiyaç listesi, Ekim’de teklif, Kasım’da sipariş, Aralık ilk yarısında teslim. Aralık’ın ikinci yarısına kalan her kalem, hem daha pahalıya hem de teslim riski altında alınır.
Aralık neden en kötü alım ayıdır?
Bütçe kullanılmadığında gelecek yıl kesilir. Bu tek cümle, yıl sonu alımlarında sık görülen bir davranışı açıklar: kullanılmamış bütçe kalemleri yılın son haftalarına sıkışabilir ve talepler aynı anda piyasaya çıkar.
Sonuç, alıcının aleyhine çalışan dört etkinin üst üste binmesidir.
| Etki | Neden olur | Alıcıya yansıması |
|---|---|---|
| Stok dibi | Bayi ve üretici yıl sonu envanterini küçültmek ister; yeni parti Ocak’a bırakılır | Muadil kabul etmek zorunda kalırsınız veya teslim Ocak’a kayar |
| Talep yığılması | Aynı hafta içinde çok sayıda kurumsal talep aynı bayilere düşer | Teklif dönüş süreleri uzar; pazarlık payı daralır |
| Lojistik yoğunluk | Kargo ve nakliye kapasitesi yıl sonunda dolar | Sevkiyat 2–5 iş günü gecikir; ek nakliye bedeli çıkabilir |
| Fiyat listesi geçişi | Yeni yıl listeleri hazırlanır, eski liste teyidi kısalır | Teklif geçerlilik süreleri 3–7 güne iner |
Bu dört etki bağımsız değildir; birbirini büyütür. Aralık’ın son iki haftasında verilen sipariş, aynı kalemde Ekim fiyatının üzerinde ve daha uzun teslim süresiyle kapanır.
Tersine okuyun: Ekim ayında yapılan aynı alım, bayi için de iyi haberdir — yıl sonu hedefine sayılan, planlanabilir bir sipariştir. Bu, pazarlık masasında Aralık’ta bulamayacağınız bir kozdur.
Ay ay yıl sonu takvimi
Aşağıdaki takvim, sarf malzemesi, KKD, ofis ve MRO kalemleri için kurgulanmıştır. Yatırım niteliğindeki kalemlerde (mobilya, makine, büyük ekipman) her adımı 2–3 hafta öne çekin.
| Dönem | Yapılacak iş | Neden bu ayda? |
|---|---|---|
| Eylül | İhtiyaç listesini çıkar; depo sayımını yap; yıl içi tüketimi gözden geçir | Gerçek tüketim verisi elinizde; tahmin yerine ölçüme dayalı liste çıkar |
| Ekim (ilk yarı) | Şartname ve kalem listesini kesinleştir; teklif iste | Bayiler henüz yıl sonu yoğunluğuna girmemiştir; teklif dönüşü hızlıdır |
| Ekim (ikinci yarı) | Teklifleri kıyasla; muadil kararlarını ver; numune iste | Numune ve teyit için hâlâ zaman var |
| Kasım (ilk yarı) | Siparişi ver; teslim tarihini ve kısmi sevk planını yazılı al | Üretim ve tedarik zinciri hâlâ normal çalışıyor |
| Kasım (ikinci yarı) | Kritik kalemlerde teslim teyidi al; gecikme riski varsa alternatif kur | Sorun çıkarsa telafi için hâlâ 3–4 hafta var |
| Aralık (ilk yarı) | Teslim al, mal kabulü ve sayımı yap, faturaları muhasebeye ilet | Sayım ve kapanış öncesi son güvenli pencere |
| Aralık (ikinci yarı) | Yalnız acil ve stoklu kalem; yeni sipariş açma | Teslim ve fatura yılı riski yüksek; sayım dönemi başlar |
| Ocak | Yeni yıl fiyat listelerini topla; yıllık sözleşme ve çerçeve anlaşmaları yenile | Yıl boyu geçerli olacak fiyat düzeni bu ayda kurulur |
Takvim, hafta bazında değil karar bazında okunmalıdır; kritik olan sıra, tarihlerin kendisi değil.
Talep listesi Aralık’ta çıkarılırken depo sayımı yapılmaz ve “geçen yıl ne aldıysak” listesi kopyalanır. Bu, iki yönlü hata üretir: kullanılmayan kalem tekrar alınır, tüketimi artmış kalem eksik alınır. Eylül’de yapılan yarım günlük bir sayım, listenin tamamını gerçek tüketime oturtur.
Bütçe yılı: fatura mı, teslim mi belirler?
Yıl sonu alımlarında en sık sorulan soru budur: “Aralık’ta sipariş verip Ocak’ta teslim alırsak gider hangi yıla yazılır?”
Vergi mevzuatında esas olan dönemsellik ve tahakkuk ilkesidir: gider, ödemenin değil, işlemin gerçekleştiği döneme yazılır. Mal alımında belirleyici olan genellikle teslim’dir — yalnızca fatura tarihi değil. Bu yüzden “faturayı Aralık’ta kesin, malı Ocak’ta gönderin” düzeni, göründüğü kadar basit bir çözüm değildir ve muhasebe tarafında düzeltme gerektirebilir.
Satın alma tarafında güvenli kural: bütçeyi cari yıla yazdırmak istiyorsanız malı da o yıl içinde teslim alın. Kısmi teslim mümkünse siparişi bölün; teslim edilen kısım cari yıla, kalanı yeni yıla düşsün.
Kurum içi bütçe takibi ile vergi mevzuatı ayrıca birbirinden farklı çalışabilir: birçok şirkette bütçe kalemi sipariş açıldığında taahhüt olarak düşülür, muhasebe kaydı ise teslimle oluşur. Bu iki tarihin arasındaki fark, Aralık siparişlerinde raporlama karışıklığının başlıca sebebidir. Sipariş formuna teslim tarihini yazmak, bu karışıklığı büyük ölçüde önler.
| Konu | 2026 tutarı | Kaynak |
|---|---|---|
| Fatura düzenleme haddi (VUK m. 232) | 12.000 TL | 588 sıra no.lu VUK Genel Tebliği |
| Doğrudan gider yazılabilecek demirbaş sınırı (VUK m. 313) | 12.000 TL | 588 sıra no.lu VUK Genel Tebliği |
Tutarlar 31 Aralık 2025 tarihli, 33124 (5. mükerrer) sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 588 sıra no.lu VUK Genel Tebliği ile belirlenmiştir ve her yıl yeniden değerleme oranında güncellenir. Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır, mali müşavir görüşü yerine geçmez; uygulamayı ve KDV’nin dâhil olup olmadığını mali müşavirinize teyit ettirin.
Satın alma açısından ikinci tutarın pratik karşılığı şudur: birim bedeli bu sınırın altında kalan alet, ekipman ve demirbaşlar doğrudan gider yazılabildiği için, aynı ihtiyacı tek büyük kalem yerine ayrı ayrı kalemler hâlinde almak muhasebe tarafında farklı sonuç doğurabilir. Bu bir vergi planlaması önerisi değil, teklif kalemlerini yazarken birim fiyatların ayrı görünmesinin neden önemli olduğunun açıklamasıdır — takım hâlinde tek satır yazılan bir teklif, bu ayrımı yapılamaz hâle getirir.
Sayım dönemi ve mal kabul penceresi
Çoğu işletmede Aralık’ın son haftası ile Ocak’ın ilk günleri envanter sayımı dönemidir. Bu dönemde depo çoğu zaman mal kabulüne kapatılır ya da gelen mal sayım dışı bir alanda bekletilir.
Satın alma tarafında bunun iki sonucu vardır: teslim tarihi bu pencereye denk gelen sipariş fiilen gecikir ve mal kabul edilmediği için fatura eşleştirmesi yapılamaz. Bu yüzden yıl sonu siparişlerinde teslim tarihini sayım başlangıcından en az bir hafta önce planlamak gerekir.
- Depo/idari işler ile sayım tarihini Kasım’da yazılı teyitleyin
- Sayım penceresine denk gelen teslimleri öne alın veya Ocak’a kaydırın
- Çok şubeli yapıda her lokasyonun sayım tarihi farklı olabilir — tek tek sorun
- Sayım günü teslim alınacak istisnai kalemler için önceden onay alın
- Fatura-irsaliye eşleştirmesini teslimden sonraki üç iş günü içinde kapatın
Çok lokasyonlu yapılarda bu koordinasyon tek başına bir iştir; çok şubeli şirketlerde tedarik sayfasında merkezî sipariş ve şube bazlı teslim düzeni anlatılıyor.
Ocak zammı ve stoklama kararı
Yıl sonu alımının en tartışmalı kalemi stoklamadır: “Ocak’ta zam gelecek, şimdi bir yıllık alalım mı?” Doğru cevap kaleme göre değişir ve üç değişkenle hesaplanır: raf ömrü, depolama maliyeti ve nakit bağlama maliyeti.
| Kalem tipi | Stoklanır mı? | Gerekçe |
|---|---|---|
| Kâğıt havlu, tuvalet kâğıdı, çöp poşeti | Evet | Raf ömrü uzun, tüketim öngörülebilir, fiyat artışı doğrudan yansır |
| Temizlik kimyasalı (konsantre) | Kısmen | Raf ömrü tipik 12–24 ay; etiketteki son kullanma tarihi kontrol edilir |
| Eldiven, maske, tek kullanımlık KKD | Evet | Uzun raf ömrü; ancak lastik/nitril ürünlerde depo sıcaklığı önemlidir |
| Baret ve emniyet kemeri | Hayır | Üretim tarihinden itibaren ömür sayılır; depoda beklemek ömrü yer |
| Pil, akü, aydınlatma sürücüsü | Kısmen | Şarjlı ürünler depoda kapasite kaybeder |
| Toner ve kartuş | Kısmen | Raf ömrü var; ayrıca cihaz yenilenirse elde kalır |
| Gıda ve ikram ürünleri | Hayır | Son kullanma tarihi kısa; fire riski zam farkından büyük olur |
| Boya, yapıştırıcı, silikon | Kısmen | Açılmamış ambalajda 12–24 ay; donma riski olan depoda saklanmaz |
Karar ölçütü tek başına zam beklentisi değildir: stok maliyeti (depo alanı + nakit + fire riski) beklenen fiyat farkını aşıyorsa stoklama zarar yazar.
Basit kontrol: beklenen zam oranı, aynı süre için nakit maliyetiniz ve fire riskinin toplamından büyük değilse stoklamayın. Bu kural özellikle raf ömrü kısa ve hacimli kalemlerde çabuk sonuç verir.
Alternatif, stoklamak yerine fiyatı sabitlemektir: yıllık çerçeve anlaşmayla adet taahhüt edip teslimatı aylara bölmek, hem zam riskini kapatır hem depoyu doldurmaz. Bu düzenin nasıl kurulduğu tek tedarikçi modeli sayfasında anlatılıyor.
Hangi kalem yıl sonunda alınır, hangisi alınmaz?
Yıl sonunda kalan bütçeyi harcamanın en verimsiz yolu, ihtiyaç listesindeki en pahalı kalemi almaktır. En verimli yolu, yıl boyunca eksikliği hissedilen ama hiç sıra gelmeyen kalemleri kapatmaktır.
| Öncelik | Kalem tipi | Örnek |
|---|---|---|
| 1 — Yüksek | Yokluğu iş durduran, temini uzun süren yedekler | Kritik yedek parça, pano malzemesi, kritik filtre |
| 2 — Yüksek | Mevzuat gereği bulunması zorunlu ve süresi dolan kalemler | İlk yardım dolabı yenileme, yangın söndürücü, süresi dolan KKD |
| 3 — Orta | Tüketimi öngörülebilir, raf ömrü uzun sarf | Temizlik kâğıdı, eldiven, çöp poşeti, kırtasiye |
| 4 — Orta | Ertelendikçe maliyeti büyüyen bakım kalemleri | Filtre değişimi, yağ, kayış, rulman |
| 5 — Düşük | Konfor ve iyileştirme kalemleri | Mobilya yenileme, dekorasyon, ikram çeşitlendirme |
Öncelik 1 ve 2, bütçe kalsın kalmasın alınır; 3–5 arası, kalan bütçenin büyüklüğüne göre sıraya konur.
Kalem listesini sıfırdan çıkarmak yerine hazır kontrol listelerinden başlamak süreyi kısaltır: depo sarf kontrol listesi, kritik yedek parça stok seviyesi ve KKD yenileme periyotları sayfaları bu iş için hazırlandı.
Yıl sonu alım kontrol listesi
- Depo sayımı yapıldı, gerçek tüketim verisi çıkarıldı
- İhtiyaç listesi önceliklendirildi (mevzuat → kritik yedek → sarf → konfor)
- Kalem listesinde marka değil teknik özellik yazıyor; muadil sınırı belirlendi
- Teklifler KDV hariç alındı ve KDV ayrı satırda gösterildi
- Teklif geçerlilik süresi ve kur tamponu yazılı
- Teslim tarihi sayım penceresinin dışında planlandı
- Kısmi sevk gerekiyorsa siparişte ayrıca belirtildi
- Çok lokasyonlu teslimde şube bazında adet dağılımı yazıldı
- Fatura ve irsaliye eşleştirme sorumlusu belli
- Bütçe yılı ile teslim yılının aynı olduğu teyit edildi
- Yeni yıl fiyat listesi ve çerçeve anlaşma görüşmesi Ocak’a planlandı
Teklif isterken
Yıl sonu alımında teklif isterken üç şeyi yazmak, dönüş süresini belirgin biçimde kısaltır: ihtiyaç tarihi, teslim lokasyonları ve hangi kalemlerde muadilin kabul edildiği. Aralık’ta bu üç bilgi eksik gelen taleplerde teklif süreci ortalama iki gün uzuyor.
Kalem listenizi gönderin; sarf, KKD, ofis ve MRO kalemlerini tek teklifte fiyatlıyoruz. Şartname metni gerekiyorsa şartname örnekleri sayfasındaki hazır metinlerden başlayabilir, teklif yazısını RFQ şablonuyla hazırlayabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Yıl sonu alımına ne zaman başlamalı?
Sarf, KKD ve MRO kalemlerinde Eylül’de ihtiyaç listesi, Ekim’de teklif, Kasım’da sipariş, Aralık’ın ilk yarısında teslim düzeni işler. Mobilya, makine ve büyük ekipman gibi yatırım kalemlerinde her adımı 2–3 hafta öne çekin. Aralık’ın ikinci yarısına kalan siparişlerde hem fiyat hem teslim riski belirgin biçimde artar.
Aralık’ta sipariş verip Ocak’ta teslim alırsak gider hangi yıla yazılır?
Vergi mevzuatında esas dönemsellik ve tahakkuk ilkesidir; mal alımında belirleyici olan genellikle teslimdir, yalnızca fatura tarihi değil. Bu yüzden bütçeyi cari yıla yazdırmak istiyorsanız malı da o yıl içinde teslim almak en güvenli yoldur; mümkünse siparişi bölüp kısmi teslim alın. Uygulamayı mali müşavirinize teyit ettirin — bu sayfa mali müşavir görüşü yerine geçmez.
Ocak zammı öncesi stok yapmak mantıklı mı?
Kaleme göre değişir. Kâğıt ürünleri, çöp poşeti ve tek kullanımlık KKD gibi raf ömrü uzun ve tüketimi öngörülebilir kalemlerde mantıklıdır. Gıda, kimyasal ve ömür sayacı üretim tarihinden başlayan KKD’de (baret, emniyet kemeri) mantıklı değildir. Karar ölçütü: beklenen zam oranı, nakit maliyeti ve fire riskinin toplamından büyük olmalıdır. Alternatif, stok yapmak yerine yıllık çerçeve anlaşmayla fiyatı sabitlemektir.
Yıl sonunda bayiler neden daha yavaş dönüyor?
Aralık’ta dört etki üst üste biniyor: yıl sonu envanterini küçültmek için stoklar dip seviyede, kurumsal talepler aynı haftalara yığılıyor, kargo ve nakliye kapasitesi doluyor ve yeni yıl fiyat listeleri hazırlandığı için teyit süreleri kısalıyor. Aynı talep Ekim’de gönderildiğinde hem dönüş hızlı hem pazarlık payı geniş olur.
Envanter sayımı alımı nasıl etkiler?
Çoğu işletmede Aralık’ın son haftası ile Ocak’ın ilk günleri sayım dönemidir ve depo bu dönemde mal kabulüne kapanır ya da gelen mal sayım dışında bekletilir. Sonuçta teslim fiilen gecikir ve fatura-irsaliye eşleştirmesi yapılamaz. Yıl sonu siparişlerinde teslim tarihi, sayım başlangıcından en az bir hafta önceye planlanmalıdır.
Kalan bütçeyle hangi kalemler alınmalı?
Öncelik sırası: (1) yokluğu iş durduran, temini uzun kritik yedekler, (2) mevzuat gereği bulunması zorunlu ve süresi dolan kalemler — ilk yardım dolabı, yangın söndürücü, süresi dolmuş KKD, (3) raf ömrü uzun sarf, (4) ertelendikçe maliyeti büyüyen bakım kalemleri, (5) konfor ve iyileştirme. En verimsiz yol, listedeki en pahalı kalemi bütçe yansın diye almaktır.
Yıllık çerçeve anlaşma yıl sonu alımının yerine geçer mi?
Büyük ölçüde geçer. Çerçeve anlaşmada yıllık adet taahhüt edilir, fiyat sabitlenir ve teslimat aylara bölünür; böylece hem zam riski kapanır hem depo dolmaz hem de her seferinde teklif toplama yükü ortadan kalkar. Görüşmeler için en uygun ay Ocak’tır, çünkü yeni yıl fiyat listeleri o ay netleşir.
Kaynaklar
- 588 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği — 2026 yılı had ve tutarları (Resmî Gazete: 31 Aralık 2025, sayı 33124, 5. mükerrer)
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (m. 232 fatura düzenleme haddi, m. 313 amortisman)
Kaynakları nasıl seçtiğimiz, sayıları nasıl doğruladığımız ve tarihlerin ne anlama geldiği yayın ilkelerimizde yazılı. Bir hata gördüyseniz info@aksco.com.tr adresine yazın; doğrulanan hatalar düzeltilir.
İhtiyaç listenizi gönderin, teklifiniz 1 iş günü içinde hazır olsun.
Liste, fotoğraf veya Excel — nasıl kolaysa öyle gönderin. Standart kalemlerde çoğu teklif aynı iş günü çıkar. Özel üretim, ithalat veya 50+ kalemlik listelerde süre uzayabilir; ne kadar süreceğini talebi aldığımız gün yazılı olarak bildiririz.