Teklif İsteme Yazısı (RFQ): Örnek Metin ve Yazım Rehberi
Karşılaştırılabilir teklif almanın beş zorunlu alanı, kalem tablosu yapısı, kopyalanabilir RFQ metni ve gelen teklifleri değerlendirme tablosu.
Teklif isteme yazısı (RFQ) nasıl yazılır?
İyi bir teklif isteme yazısı beş şeyi net verir: kalem tanımı ve miktar, teslim yeri ve tarihi, teklif geçerlilik süresi, ödeme koşulu beklentisi ve muadil kabul edilip edilmeyeceği. Bu beşi eksik bir RFQ’ya gelen teklifler birbiriyle karşılaştırılamaz; çünkü her tedarikçi eksik bilgiyi kendi lehine varsayar. RFQ, fiyat sormaktan çok aynı soruyu herkese aynı şekilde sormaktır.
Ücretsiz teklif talebi (RFQ) şablonu
Alıcının dolduracağı sarı alanlar ve tedarikçinin dolduracağı yeşil sütunlar ayrı renkte. Tutar, KDV ve genel toplam otomatik hesaplanır; karşılanan kalem sayısı sayacı da vardır.
RFQ ne işe yarar, ne işe yaramaz?
RFQ (Request for Quotation / teklif isteme), ne alacağınızı bildiğiniz durumlarda kullanılır: kalem tanımlıdır, soru fiyat ve termindir. İhtiyacın kendisi belirsizse ve çözüm önerisi isteniyorsa doğru araç RFP’dir (Request for Proposal).
Bu ayrım pratikte önemlidir: “bir çözüm önerin” diye yazılmış bir RFQ’ya gelen teklifler farklı kapsamlarda olur ve karşılaştırılamaz. Kapsamı siz sabitlersiniz, tedarikçi fiyatı ve terminini verir.
Zorunlu beş alan
| Alan | Neden | Eksikse ne olur |
|---|---|---|
| Kalem tanımı ve miktar | Aynı ürünün fiyatlanması için | Farklı ürünler fiyatlanır, kıyas bozulur |
| Teslim yeri ve tarihi | Nakliye maliyeti ve termin fiyata girer | Nakliye hariç teklif gelir, fiyat yanıltır |
| Teklif geçerlilik süresi | Kur ve fiyat dalgalanmasını sınırlar | Onay anında fiyat geçersiz olur |
| Ödeme koşulu beklentisi | Vade finansman maliyetidir | Peşin fiyat gelir, vadede fiyat değişir |
| Muadil kabul edilir mi? | Alternatif ürün fiyat farkı yaratır | Tedarikçi kendi kararını verir, kıyas bozulur — muadil kararını her kalem için açıkça yazın |
Bu beşine ek olarak, belge beklentisi (CE, MSDS, garanti) ve ambalaj birimi tercihi yazılırsa gelen teklifler doğrudan sipariş yazısına dönüştürülebilir hale gelir.
Kalem tablosu nasıl kurulur?
Teklif isteme yazısının gövdesi kısa, eki ise tablo olmalıdır. Tablo şu sütunları içerdiğinde tedarikçinin doldurması ve sizin karşılaştırmanız kolaylaşır:
| Sütun | Kim doldurur | Not |
|---|---|---|
| Sıra no | Alıcı | Teklifte aynı sıra korunmalı |
| Ürün tanımı | Alıcı | Marka değil, teknik özellik ve standart |
| Marka / model (varsa) | Alıcı | Zorunlu değilse boş bırakılır |
| Miktar | Alıcı | Sayı |
| Birim | Alıcı | Adet, koli, kg, litre, metre |
| Muadil kabul | Alıcı | Evet / hayır |
| Teklif edilen ürün | Tedarikçi | Muadil teklif ediliyorsa buraya yazılır |
| Birim fiyat (KDV hariç) | Tedarikçi | Ambalaj birimi belirtilerek |
| KDV oranı | Tedarikçi | Ayrı sütun |
| Termin (gün) | Tedarikçi | Kalem bazında |
| Stok durumu | Tedarikçi | Stoktan / üretimden / ithalattan |
En kritik sütun sonuncusudur: “stoktan mı, üretimden mi, ithalattan mı” ayrımı yapılmadan verilen termin, güvenilir değildir.
Kopyalanabilir RFQ metni
Aşağıdaki metin doğrudan kullanılabilir; köşeli parantezleri doldurmanız yeterlidir.
Konu: Teklif Talebi — [Kalem grubu] / [Talep no]
Sayın Yetkili,
Ekteki listede yer alan [N] kalem için fiyat teklifinizi rica ederiz. Teklifinizi hazırlarken aşağıdaki koşulları dikkate almanızı rica ederiz:
• Teslim yeri: [Adres / tesis adı]
• İstenen teslim tarihi: [Tarih]
• Teklif geçerlilik süresi: En az [7/15/30] gün
• Ödeme koşulu: [Peşin / … gün vadeli]
• Muadil ürün: [Kabul edilir — ayrı satır olarak belirtiniz / Kabul edilmez]
• Fiyatlandırma: Kalem bazında, KDV hariç; KDV ayrı satırda gösterilsin. Nakliye dahil/hariç durumu ayrıca belirtilsin.
• Termin: Kalem bazında ve stok durumu (stoktan / üretimden / ithalattan) belirtilerek yazılsın.
• Belgeler: [CE / uygunluk beyanı / MSDS / garanti belgesi] teklifle birlikte iletilsin.
Teklifinizi [tarih] tarihine kadar [e-posta] adresine iletmenizi rica eder, iyi çalışmalar dileriz.
Gelen teklifleri karşılaştırma
Teklifler geldiğinde karşılaştırmayı birim fiyat üzerinden değil, toplam sahip olma maliyeti üzerinden yapın. Aynı kalem listesi için şu kalemleri tek tabloda toplayın:
| Satır | Tedarikçi A | Tedarikçi B | Tedarikçi C |
|---|---|---|---|
| Kalem toplamı (KDV hariç) | … | … | … |
| Karşılanan kalem sayısı / toplam | … | … | … |
| Nakliye | … | … | … |
| Vade farkı (varsa) | … | … | … |
| Toplam (KDV hariç) | … | … | … |
| En uzun kalem termini | … | … | … |
| Muadil teklif edilen kalem sayısı | … | … | … |
| Eksik belge | … | … | … |
“Karşılanan kalem sayısı” satırı çoğu zaman fiyattan daha belirleyicidir: 40 kalemin 38’ini karşılayan biraz pahalı bir tedarikçi, 22’sini karşılayan ucuz tedarikçiden toplamda daha ucuza gelebilir — çünkü kalan 18 kalem için ikinci bir tedarik süreci işletmek gerekir.
Sık yapılan beş hata
- Teslim yerini yazmamak. Nakliye maliyeti tekliften çıkar, karar sonrası sürpriz olur.
- Marka yazıp muadil sormamak. Rekabeti daraltır; teknik özellik yazıp “muadil kabul edilir” demek çoğu zaman ciddi fark yaratır.
- Geçerlilik süresi istememek. Onay iki hafta sürerse fiyatın hâlâ geçerli olduğu varsayılamaz.
- Toplu fiyat kabul etmek. Kalem bazında fiyat olmayan teklif karşılaştırılamaz ve sipariş sonrası tartışma çıkarır.
- Aynı RFQ’yu farklı tedarikçilere farklı içerikle göndermek. Karşılaştırmanın ön şartı, herkese aynı soruyu sormaktır.
Sık Sorulan Sorular
RFQ ile RFP arasındaki fark nedir?
RFQ, ne alacağınızı bildiğiniz durumda fiyat ve termin sorar. RFP ise ihtiyacı tarif eder ve tedarikçiden çözüm önerisi ister. Tanımlı sarf ve yedek parça alımında RFQ, kapsamı belirsiz proje ve hizmet alımında RFP kullanılır.
Kaç tedarikçiden teklif istemeliyim?
Rutin kalemlerde üç teklif yaygın ve yeterli bir uygulamadır. Teklif sayısını artırmak her zaman daha iyi sonuç vermez; asıl fark, tedarikçilerin listenin ne kadarını karşılayabildiğinden gelir.
Teklif geçerlilik süresi ne kadar olmalı?
Yerli ve stoktan karşılanan kalemlerde 15–30 gün makuldür. Döviz bazlı maliyeti olan veya ithal kalemlerde 7–10 gün yaygındır; bu sürenin kısalığı tedarikçinin kur riskini yansıtır ve olağandır.
Teklifte KDV dahil mi hariç mi istemeliyim?
KDV hariç isteyin ve KDV’nin ayrı satırda gösterilmesini şart koşun. KDV dahil/hariç karışıklığı, bütçe sapmasının en sessiz sebeplerinden biridir.
İlgili rehberler
Satın Alma Talep Formu Şablonu
Ücretsiz Excel şablonu ile iç talepleri tek düzene sokun.
Devamını okuyunTedarikçi Değerlendirme Formu Örneği
Sekiz kriterde ağırlıklı puanlama ile tedarikçi seçimi.
Devamını okuyunKurumsal Satın Alma Süreci
Talepten faturaya yedi adım ve her adımdaki belge.
Devamını okuyunİhtiyaç listenizi gönderin, teklifiniz 1 iş günü içinde hazır olsun.
Liste, fotoğraf veya Excel — nasıl kolaysa öyle gönderin. Standart kalemlerde çoğu teklif aynı iş günü çıkar. Özel üretim, ithalat veya 50+ kalemlik listelerde süre uzayabilir; ne kadar süreceğini talebi aldığımız gün yazılı olarak bildiririz.