KKD Zimmet Tutanağı: Ne Yazmalı, Nasıl Doldurulmalı?

Zimmet tutanağı nedir?

Zimmet tutanağı, bir ekipmanın belirli bir çalışana, belirli bir tarihte teslim edildiğini çalışanın imzasıyla kayıt altına alan tek sayfalık bir teslim–tesellüm belgesidir. Kişisel koruyucu donanımda bu belge üç şeyi birden ispatlar: ekipmanın ücretsiz verildiğini, kime ve ne zaman verildiğini, ve çalışanın kullanım konusunda bilgilendirildiğini.

Belgenin adı mevzuatta geçmez; hukuken önemli olan içeriğidir. Bu yüzden aynı belge uygulamada “zimmet tutanağı”, “KKD teslim tutanağı”, “imza karşılığı teslim formu” ya da “zimmet fişi” adlarıyla anılır — hepsi aynı işi görür. Ayırt edici olan biçim değil, tutanağın tarih, kalem, adet, standart ve imza alanlarını taşıyıp taşımadığıdır.

İş kıyafeti zimmeti KKD zimmetinden farklı mı?

Farklıdır ve bu ayrım pratikte sıkça karıştırılır. Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik md. 2/2-(a), “özel olarak çalışanın sağlığını ve güvenliğini korumak üzere yapılmamış sıradan iş elbiseleri ve üniformalar”ı Yönetmeliğin kapsamı dışında bırakır. Yani kurumsal kimlik amacıyla verilen bir gömlek, yelek ya da takım, KKD değildir; Yönetmeliğin ücretsiz verme ve bilgilendirme yükümlülükleri bu kalemler için bu Yönetmelikten doğmaz. Bu, kıyafetin bedelinin çalışana yükleneceği anlamına gelmez: iş sözleşmesi, toplu iş sözleşmesi ya da işyeri uygulaması aynı sonucu ayrıca doğurabilir.

Buna karşılık kıyafetin kendisi bir riske karşı koruyorsa KKD’dir ve kapsama girer: yol çalışmasında kullanılan yüksek görünürlüklü giysi (EN ISO 20471), kaynakçı önlüğü ve tulumu (EN ISO 11611), ısı ve aleve karşı koruyucu giysi (EN ISO 11612), kimyasala karşı koruyucu tulum (EN 13034 / EN 14605) gibi. Ayırt edici soru şudur: bu giysi bir riske karşı mı yapılmış, yoksa kurumsal görünüm için mi?

Pratik sonuç: aynı çalışana hem üniforma hem koruyucu giysi veriyorsanız ikisini tek tutanakta ama ayrı satırlarda izleyin ve koruyucu olanın standart numarasını (EN ISO 20471 gibi) yazın. Denetimde sorulan “bu KKD ücretsiz mi verildi” sorusunun cevabı, standart sütunu boş olan bir satırda aranmaz.

Yasal dayanak

Temel çerçeveyi 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu (RG 30 Haziran 2012, sayı 28339) çizer; işveren mesleki risklerin önlenmesi için her türlü tedbiri almakla yükümlüdür.

Uygulama düzeyinde ise Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik (RG 2 Temmuz 2013, sayı 28695) belirleyicidir. Yönetmelik, KKD’nin işveren tarafından ücretsiz verileceğini ve çalışanların kullanım konusunda bilgilendirileceğini düzenler.

Yönetmelikte “zimmet”, “teslim tutanağı” ve “imza karşılığı teslim” ifadeleri hiç geçmez. Belgeyi zorunlu kılan şey adı değil, ispat yüküdür: işveren KKD’yi ücretsiz sağladığını, uygulamalı eğitim verdiğini ve kullanımı denetlediğini göstermek zorundadır.

Formu doğru kurmanın yolu, hangi alanın hangi hükmü ispatladığını bilmekten geçer. Aşağıdaki tablo bu eşleştirmeyi verir — “şu madde zimmet formu istiyor” diye bir hüküm yoktur, ama “şu maddedeki yükümlülüğün ispatı şu alandır” denebilir.

KKD Kullanım Yönetmeliği md. 5 uyarınca toplu korunma tedbirlerine öncelik verilir; KKD ancak toplu önlemle risk giderilemediğinde devreye girer. Zimmet formu, risk değerlendirmesiyle birlikte anlam kazanır.

Tutanakta bulunması gereken alanlar

Doldurulmaya hazır form yapısı

Aşağıdaki yapı, tek sayfada bir çalışanın tüm KKD teslimatını kaydeder. Excel’de kurulduğunda alt satırlara yeni teslimler eklenerek çalışanın KKD geçmişi tek dosyada birikir.

Alt bloğa beyan metni eklenir: “Yukarıda belirtilen kişisel koruyucu donanımlar tarafıma ücretsiz olarak teslim edilmiş, kullanım şekli, saklama koşulları ve hasar durumunda bildirim yükümlülüğü hakkında bilgilendirilmiş bulunmaktayım.”

En sık yapılan altı hata

1. Toplu liste imzası. Tek sayfada 30 kişinin imzasını almak, kimin hangi ekipmanı hangi bedenle aldığını göstermez.
2. Standart kodunun yazılmaması. “Eldiven teslim edildi” kaydı, verilen eldivenin işin riskine uygun olduğunu kanıtlamaz.
3. Teslim tarihi yerine sipariş tarihi. Yenileme periyodu teslim tarihinden başlar; yanlış tarih tüm planı kaydırır.
4. Yenileme teslimlerinin kaydedilmemesi. İlk teslim kaydediliyor, sonraki değişimler kayıt dışı kalıyor.
5. Bedenin yazılmaması. Uygun olmayan beden, kullanılmayan KKD demektir; kayıt olmadan bu sorun görünmez.
6. İşten ayrılışta iade kaydının tutulmaması. Zimmetin kapatılmaması, stok sayımını ve maliyeti bozar.

Yargıtay ne arıyor?

İş kazası davalarında kusur dağılımını belirleyen şey formun varlığı değil, eğitim + zimmet + saha denetimi üçlüsünün birlikte belgelenmesidir. İçtihat iki uçtan da nettir.

6331 md. 4/3 açıktır: “Çalışanların iş sağlığı ve güvenliği alanındaki yükümlülükleri, işverenin sorumluluklarını etkilemez.” Yani “imzaladı ama takmadı” savunması tek başına yeterli değildir; denetim kaydı da aranır.

Islak imza mı, e-imza mı?

Mevzuat zimmet formu için ıslak imza şartı koymaz. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu md. 5: “Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur.” Kanunun istisna tuttuğu işlemler (resmî şekle veya özel bir merasime tabi işlemler ile teminat sözleşmeleri) arasında zimmet formu yoktur.

Kritik ayrım şudur: güvenli elektronik imza, nitelikli elektronik sertifikaya dayanan e-imza veya mobil imzadır. Tablet ekranına parmakla atılan imza görüntüsü, kioskta “onaylıyorum” tıklaması veya PDF’e yapıştırılan imza resmi bunlardan biri değildir; delil değeri taşır ama elle atılan imzayla eşdeğer sayılmaz. Dijital sisteme geçiyorsanız bu farkı bilerek geçin.

Ne kadar saklanır?

KKD zimmet kaydı için mevzuatta özel bir sayısal saklama süresi yoktur. Süreyi belirleyen şey, kaydın hangi riske karşı tutulduğudur.

Sık yapılan hata: “İSG kayıtları 15 yıl saklanır” ifadesi yanlıştır. 15 yıl yalnızca kişisel sağlık dosyaları içindir. Buna karşılık ölümlü iş kazasında uzamış ceza zamanaşımı çok daha uzun olabildiği için, zimmet kayıtlarını çalışanın ayrılışından itibaren 15 yıl saklamak yaygın ve makul bir risk yönetimi tercihidir — bu bir mevzuat hükmü değil, pratik bir üst sınırdır.

KVKK notu: formdaki ad-soyad ve T.C. kimlik numarasının işlenme sebebi açık rıza değil, hukuki yükümlülüktür (4857 md. 75). Kıyafet ve ayakkabı bedeni zimmet formunun olağan alanıdır. Buna karşılık numaralı gözlük reçetesi, alerji veya ortopedik tabanlık gibi sağlık kaynaklı bilgiler özel nitelikli sağlık verisi sayılır; bunlar zimmet formunda değil, işyeri hekimi bünyesinde tutulmalıdır. Saklama süresi dolduğunda kayıtlar KVKK md. 7 gereği silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Teslim aldığınız ürün uygun mu? CE ve kategori

Zimmet formu, uygun olmayan bir ürünü uygun hâle getirmez. Ürün tarafı ayrı bir düzenlemeye tabidir: Kişisel Koruyucu Donanım Yönetmeliği (RG 1 Mayıs 2019, sayı 30761 — AB 2016/425 uyumlu). İki yönetmeliği karıştırmayın: 2 Temmuz 2013 tarihli olan işverenin kullanım yükümlülüklerini, 1 Mayıs 2019 tarihli olan ürünün kendisini düzenler.

Teslim alırken uygulanabilecek en pratik kontrol budur: tam yüz maskesinde, düşme durdurucuda veya kulaklıkta CE’nin yanında dört haneli onaylanmış kuruluş numarası olmak zorundadır. Buna karşılık koruyucu gözlükte (Kategori II) numara beklenmez — “numarası yok, sahte” demek yanlıştır. Dikkat: kulak koruyucular AB 2016/425 ile Kategori II’den Kategori III’e geçmiştir; eski kategorizasyon listelerine güvenmeyin.

Türkçe kullanım kılavuzu zorunludur. Ürün tarafında KKD Yönetmeliği md. 9/7 imalatçıya, md. 11 ithalatçıya kılavuzu Türkçe hazırlama yükümlülüğü verir; işyeri tarafında KKD Kullanım Yönetmeliği md. 6/1-(a) “CE işareti ve Türkçe kullanım kılavuzu bulunur” der. Bu, tedarik sözleşmesine yazılabilecek somut bir teslim şartıdır.

Zimmet kaydını stok planına bağlamak

Zimmet tutanağı yalnızca bir uyum belgesi değildir; doğru tutulduğunda satın alma planının veri kaynağıdır. Teslim tarihi ve tahmini yenileme süresi kaydedildiğinde, hangi ay kaç adet hangi ekipmanın yenileneceği kendiliğinden çıkar.

Pratik yöntem: zimmet tablosuna “bir sonraki yenileme tarihi” sütunu ekleyin ve ay bazında özetleyin. Böylece yıllık KKD bütçesi tahminle değil, kayıtla oluşur. Yıllık adet ve bütçe hesabı için KKD yenileme planlayıcısını kullanabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular