Tedarikçi Konsolidasyonu İşlem Maliyeti Hesaplayıcı

Formül ve iki bileşen

Satın almanın işlem maliyeti iki ayrı yerden birikir ve bu ikisi farklı şeylere göre ölçeklenir. Karıştırıldığında hesap yanlış çıkar:

İşlem yükü = Sipariş sayısı × sipariş başına dakika
+ Tedarikçi sayısı × tedarikçi başına yıllık dakika

Fiyat sorgusu adımı hesabın en duyarlı yeridir: sipariş başına üç yerine bir tedarikçiye sormak, o adımın süresini üçte bire indirir. Araç bu yüzden “fiyat alma” süresini sipariş başına değil tedarikçi başına sorar.

Konsolidasyon neyi azaltır, neyi azaltmaz

Konsolidasyonun anlatıldığı içeriklerin çoğunda karıştırılan nokta şu: tedarikçi sayısını düşürmek ne aldığınızı değiştirmez. Aynı kalemleri, aynı miktarda almaya devam edersiniz. Değişen şey, aynı ihtiyacı karşılamak için kaç kere aynı işi yaptığınızdır.

Sağ sütun, bu aracın hesaba katmadığı alanı da gösterir: sipariş sıklığı düştüğünde parti büyür, parti büyüdüğünde stokta bağlanan sermaye ve depo alanı artar. Bu bir karşı maliyettir ve aşağıdaki sınırlar bölümünde ayrıca ele alınmıştır.

Dakikaları tahmin etmeyin, ölçün

Aracın verdiği sonuç, girdiğiniz dakikalar kadar doğrudur. Dakikaları hafızadan yazmak, hesabı istediğiniz sonuca doğru eğmenin en kolay yoludur. İki günde ölçebilirsiniz:

1. Son ayın siparişlerini listeleyin. Muhasebe kaydından ya da sipariş defterinden; kalem değil sipariş sayın.
2. Beş sipariş seçin — biri en küçük, biri en büyük, üçü ortadan. Uç örnekler ortalamadan daha çok şey öğretir.
3. Her adımı ayrı ayrı tutun. Fiyat sorgusunu tedarikçi başına ölçün: bir tedarikçiye sorup cevabı tabloya işlemek kaç dakika sürüyor?
4. Bekleme süresini saymayın. Tedarikçinin cevap vermesini beklediğiniz iki gün maliyet değildir; o iki gün içinde ona harcadığınız yedi dakika maliyettir.
5. Kesintileri sayın. Yarım bırakılıp geri dönülen bir işin toplam süresi, kesintisiz hâlinden uzundur. Ölçüm bunu içermelidir.
6. Ortalamayı alın ve üç ay sonra tekrar ölçün. Konsolidasyondan sonraki gerçek sayıyla hesabı güncelleyin; araç ikinci ölçümde çok daha değerlidir.

Ölçerken şunu ayrıca not edin: uyuşmazlık çözümü — eksik teslim, fiyat farkı, faturanın siparişle tutmaması — çoğu akışta ayrı bir adım olarak tutulmaz, oysa süresi vardır ve yukarıdaki altı adımdan birine sinerek görünmez olur. Hangi adıma düştüğünü ölçümde göreceksiniz; oraya ayrı bir satır açmak, konsolidasyon kararından bağımsız olarak işe yarar.

Saatlik maliyet nasıl bulunur

Saatlik işgücü maliyeti brüt ücret değildir. En az üç kalem eklenir ve toplam aylık çalışma saatine bölünür:

Saatlik maliyet = (Brüt ücret + işveren sigorta payı + yol, yemek ve diğer yan haklar) ÷ Aylık çalışma saati

İşveren sigorta payı oranını internetten okumayın, kendi bordronuzdan okuyun: uygulanan teşvikler işletmeden işletmeye değiştiği için genel oran sizin gerçek maliyetinizi vermez. Aylık çalışma saatini de varsaymayın; bordroda yazan saati kullanın.

Bu işi birden fazla kişi yapıyorsa her birinin saatlik maliyetini ayrı hesaplayıp ağırlıklı ortalamasını alın. Fatura kontrolünü muhasebe, fiyat sorgusunu satın alma yapıyorsa iki farklı maliyet vardır; hangisinin daha ucuz olduğunu varsaymayın, iki bordrodan da okuyun.

Başabaş fiyat farkı: asıl sınav

Tasarruf hesabının tek başına anlamı yoktur; ölçeği gösteren şey onu yıllık alım hacminizle karşılaştırmaktır. Bu oran, konsolidasyonun kazandırdığını sıfırlayan fiyat artışını verir:

Başabaş fiyat farkı (%) = İşlem maliyeti tasarrufu ÷ Yıllık alım hacmi × 100

Bu oranın ne kadar çıkacağını merak etmeyin, türetin: eşik, işlem maliyetinizin alım hacminize oranındaki düşüşe eşittir. Aşağıdaki örnekte bu oran %4,4’ten %2,2’ye iniyor ve eşik tam da aradaki fark, %2,2 çıkıyor. Yani eşiğin büyüklüğünü belirleyen tek şey, işlem maliyetinizin alım hacminize oranıdır — bu oran çok sayıda küçük sipariş verilen alımlarda yüksek, yılda birkaç büyük parti alınan kalemlerde binde birler mertebesindedir. Yayımlanmış bir “tipik eşik” aralığı vermiyoruz; kendi sayınızı araç zaten hesaplıyor.

Sonucun anlamı şudur: konsolidasyondan sonra kaldığınız tedarikçi, ortalama olarak bu yüzdeden fazla pahalıysa kazandığınız bütün saatler geri gider. Bu yüzden konsolidasyon kararını “fiyat da düşer” varsayımıyla değil, fiyatın en fazla ne kadar yükselebileceği sorusuyla kurun.

Buradan çıkan pratik sonuç ters yönde de işler: sipariş başına işlem maliyeti sipariş tutarının yanında büyükse konsolidasyon çok kazandırır. Yani asıl kazanç, çok sayıda küçük sipariş verilen kalemlerdedir — kırtasiye, temizlik, hırdavat, sarf. Yılda üç kez büyük parti alınan bir kalemde işlem maliyeti zaten önemsizdir ve konsolidasyonu gerekçelendirmez.

Adım adım örnek: 12 tedarikçiden 4’e

Yukarıdaki “çözülmüş örnek” tablosu aracın kendi çıktısıdır — girdiler ve sonuçlar, hesaplayıcı gerçek tarayıcıda çalıştırıldığında ne veriyorsa o. Burada ise o sayıların nasıl çıktığını gösteriyoruz; aynı hesabı bir tabloya kurmak isteyen için.

Aracın ön değerleriyle: 12 tedarikçi, ayda 40 sipariş, sipariş başına 3 tedarikçiden fiyat, yıllık 6.000.000 TL alım. Hedef: 4 tedarikçi, siparişlerin %30’u birleştiriliyor, fiyat sorgusu tek tedarikçiye iniyor.

“Sabit” 51,6 dakika şudur: 10 talep + 8 sipariş oluşturma + 1,2 × 12 mal kabul + 1,2 × (10 fatura + 6 ödeme). Teslimat sayısı hem mal kabulü hem — bu örnekte seçili olan “her teslimat ayrı faturalanıyor” seçeneği yüzünden — fatura ve ödeme adımlarını çoğaltıyor. Son iki satır bu tablonun en önemli yeri: 131.824 TL kulağa büyük geliyor, 6.000.000 TL’lik alımın yanında ise %2,2 ediyor — ki bu, bir üstteki satırda işlem maliyeti oranının %4,4’ten %2,2’ye inmesinin ta kendisidir. Kalan tedarikçi ortalamada %2,2’den fazla pahalıysa konsolidasyon zarar yazar.

Bu hesabın göremediği dört şey

Araç bir işlem maliyeti hesabıdır ve kapsamı bilerek dardır. Karar verirken şu dördü ayrıca tartın; hiçbiri bu sayfada hesaplanmaz:

• Stokta bağlanan sermaye ve depo alanı. Siparişler seyreldikçe parti büyür. Bu, işlem tasarrufunun bir kısmını geri alır ve bazı kalemlerde tamamını götürür.
• Tek kaynak riski. Kalan tedarikçide yaşanan bir kesinti, üretim ya da hizmet durması demektir. Bu riskin bedeli yüzdeyle değil senaryoyla ölçülür: “bu firma iki hafta teslim edemezse ne olur?”
• Pazarlık gücünün zaman içindeki yönü. Kısa vadede hacim toplamak iskonto getirir; uzun vadede kıyas yapılmayan fiyat piyasadan ayrışır. İkisi ters yönlü çalışır ve bu araç yalnız bugünkü fotoğrafı alır.
• Geçiş maliyeti. Tedarikçi değiştirmek de bir iştir: yeni değerlendirme, numune, sisteme kayıt, ilk siparişteki hatalar. Tek seferliktir ama ilk yılın kazancını yiyebilir.

Konsolidasyonun kendisini ve karşı argümanlarını daha geniş anlattığımız yer tedarikçi konsolidasyonu rehberidir. Kalan tedarikçileri aynı ölçekte karşılaştırmak içinse tedarikçi değerlendirme skor kartını kullanın — hangi tedarikçiyle kalacağınız, kaç tedarikçiyle kalacağınızdan daha önemlidir.

Sık Sorulan Sorular